Ресепшн или рабочее место офис-менеджера

Как театр начинается с вешалки, так офис любой крупной компании начинается с зоны ресепшн. Как правило — это рабочее место офис-менеджера, круг обязанностей которого достаточно широк и определяется, как правило, направленностью деятельности компании и внутренним распорядком работы офиса. В любом случае, ресепшн — это то, что видит посетитель, входя в офис, а секретарь или офис-менеджер — это то лицо, которое его встречает. Первое впечатление всегда является очень важным для создания общего мнения о работе компании, о ее имидже и деятельности. Поэтому и данное пространство должно быть оформлено и организовано так, чтобы любой посетитель, будь то соискатель или клиент компании, мог составить положительное мнение не только о весомости и значимости компании, но и о способности руководства к созданию комфортных условий для успешной и продуктивной работы персонала. Для правильной организации зоны ресепшн необходимо соблюдение некоторых правил, которые будут способствовать улучшению имиджа организации и условий труда офис-менеджера. Прежде всего, данная зона должна включать определенный набор мебели — это мебельная стойка, набор мягкой мебели, состоящий из дивана и кресел, для посетителей, журнальных столиков, стеклянных витрин или стоик для размещения сувениров, рекламной продукции и т. д. Основное внимание должно быть уделено столу-стойке, рабочему месту секретаря. Помимо того, что она должна быть презентативной и красивой, необходимо учесть ее эргономические качества, удобство и функциональность. Стол-стойка должна быть просторной, на ней обязательно нужно предусмотреть место для оргтехники, нескольких телефонных аппаратов, а возможно, и мини-АТС, организовать место для работы с посетителями и, собственно, место для работы самого офис-менеджера. Как правило, производители офисной мебели при производстве мебели для зоны ресепшн учитывают все необходимые требования как эстетические, так и эргономические. Традиционные столы-стойки имеют двухуровневую структуру, удобную для работы офис-менеджера и посетителей, которые к ней подходят с другой стороны. Высота стойки для посетителей должна быть на уровне глаз секретаря, это, примерно, 105—110 см. Такая высота позволяет удобно общаться с посетителем, но при этом работник офиса не испытывает дискомфорта. Внутри стойки обязательно должны располагаться полки для документов, стол для монитора и выдвижная панель для клавиатуры компьютера. Необходимо также предусмотреть, чтобы кабель от оргтехники был скрыт в специальных каналах и не портил внешний вид стойки, при этом не мешая работе персонала. Кроме всего прочего, очень важно правильно распределить источники освещения, направив их на рабочее место секретаря, и на зону посетителей. Располагают стойку непосредственно в центре пространства лицом к посетителям или вдоль стены, главное, чтобы посетитель мог сразу ее видеть. Помимо стойки, в зоне ресепшн обязательно организуют зону ожидания, где располагают диван и кресла для посетителей с приставленными к ним журнальными столиками со свежей прессой или рекламными проспектами. Если фирма оказывает какие-либо услуги, то обязательно на столиках должны лежать прайс-листы с ценами на эти услуги. Желательно организовать в зоне приема посетителей зеленый островок из растений и цветов, которые не только украсят пространство, но создадут благоприятную атмосферу. Дизайнерское решение зоны ресепшн должно соответствовать общей стилистике остальных помещений компании. Поэтому желательно, заказывать офисную мебель сразу во все помещения, проектируя ее в едином стиле, но с учетом их разной функциональной направленности.